Cada cambio en un proyecto de construcción crea el riesgo de retrasos y costes adicionales. La gestión de cambios en construcción mediante métodos tradicionales, basados en la documentación en papel y el intercambio de información por teléfono o correo electrónico, suelen conducir al caos. De esta manera, los documentos perdidos, los planos desactualizados en la obra o la falta de comunicación coherente entre el equipo de diseño y el de ejecución están a la orden del día y, como resultado, el trabajo erróneo genera la necesidad de costosas revisiones y retrasos en la construcción.
Merece la pena señalar que hay una gran diferencia entre limitarse a pasar a formato digital alguna tarea aislada o digitalizar por completo todo el proceso de gestión de proyectos. Digitalizar tareas puntuales, como hacer cambios o archivar documentación, puede parecer suficiente, pero en realidad es sólo una solución superficial. Un proceso de este tipo permanece en gran medida inalterado. Es decir, sólo se transforma el soporte de papel a digital.
En cambio, la digitalización completa del flujo de un trabajo implica adaptar todo el proceso al formato digital, aprovechando todos los beneficios de la digitalización. Esto permite obtener beneficios mucho mayores, como plazos de entrega más rápidos, reducción de costes y minimización del riesgo de errores. Es un enfoque que permite aprovechar todo el potencial de la tecnología en la gestión de proyectos de construcción.
Los cambios en un proyecto de construcción son inevitables: pueden deberse a nuevas exigencias del promotor, al descubrimiento de condiciones imprevistas en la obra o a la necesidad de cumplir la normativa. Sin embargo, el proceso tradicional de gestión de cambios en construcción es complejo y lento, y conlleva muchos riesgos.
El proceso suele comenzar con una notificación del cambio por parte del promotor, el jefe de obra u otro miembro del equipo. La información sobre el cambio suele comunicarse verbalmente, por teléfono o correo electrónico, y luego se anota a mano en un papel. El siguiente paso es comunicar esta información a las personas pertinentes: diseñadores, ingenieros, subcontratistas… Esto suele hacerse mediante correos electrónicos, llamadas telefónicas o en reuniones, lo que conlleva el riesgo de errores, retrasos y pérdida de información clave.
Luego hay que actualizar los planos y especificaciones revisados y entregarlos en la obra. En el enfoque tradicional, esto significa a menudo imprimir nuevas versiones de los documentos y entregarlos en mano en la obra, lo que puede causar retrasos, sobre todo cuando el trabajo continúa sobre la base de datos obsoletos. Por último, una vez aplicado el cambio, es necesario verificar el trabajo realizado y su conformidad con los nuevos requisitos. Esto suele hacerse durante las visitas a la obra, lo que puede alargar aún más el proceso y provocar complicaciones si los errores se detectan demasiado tarde.
La gestión de cambios en construcción es, por tanto, uno de los procesos claves por los que vale la pena digitalizarse. Trasladar este proceso a una plataforma digital como PlanRadar no sólo elimina los problemas habituales, sino que también permite que los cambios se apliquen de forma rápida y eficaz, lo que se traduce directamente en menores costes y una entrega puntual del proyecto.
A medida que el sector de la construcción adopta cada vez más la digitalización, las ventajas de utilizar plataformas digitales para mejorar de la eficiencia, reducir los errores y disminuir los costes- son cada vez más evidentes. Sin embargo, la transición de los procesos tradicionales a los digitales no es sencilla. Aunque las ventajas son evidentes, puede haber obstáculos importantes que superar en el camino hacia la plena implantación de estas herramientas digitales.
Los retos más comunes en la implantación de procesos digitales
En uno de los últimos informes elaborados por PlanRadar identificamos desafíos clave en la digitalización del sector inmobiliario y de la construcción en España, como la resistencia a abandonar métodos tradicionales, la percepción de baja rentabilidad en la inversión tecnológica, la falta de incentivos gubernamentales y la escasez de formación especializada. Estos obstáculos generan incertidumbre sobre quién liderará la implementación digital.
Uno de los principales retos de la implantación de procesos digitales es la resistencia natural al cambio. Los empleados que han confiado en los métodos tradicionales durante años pueden dudar a la hora de adoptar nuevas herramientas digitales. Esta resistencia suele deberse al miedo a lo desconocido: miedo a que las nuevas herramientas compliquen su trabajo, a que les resulte difícil adaptarse o incluso a que la automatización reduzca la estabilidad de su empleo.
Esta resistencia puede manifestarse de diversas formas, como la reticencia a utilizar nuevos programas informáticos, el escepticismo sobre las ventajas de las herramientas digitales e incluso la negativa rotunda a cambiar las prácticas existentes. El impacto de esta resistencia puede ser significativo, y provocar una adopción más lenta, una menor productividad y retrasos en los proyectos. Es fundamental que las empresas reconozcan estas preocupaciones y las aborden de forma proactiva.
Otro reto importante es la curva de aprendizaje asociada a la nueva tecnología. Aunque las herramientas digitales como PlanRadar están diseñadas para ser fáciles de usar, algunos miembros del equipo, especialmente los menos familiarizados con la tecnología, pueden tener dificultades para cambiar los métodos tradicionales. Esta curva de aprendizaje puede ser pronunciada, sobre todo para quienes están acostumbrados a los procesos en papel o tienen poca experiencia con las plataformas digitales.
Las consecuencias de este reto pueden incluir retrasos en los proyectos, errores debidos a la falta de comprensión del nuevo sistema y frustración entre el personal. Sin la formación y el apoyo adecuados, la adopción de herramientas digitales puede provocar una disminución de la productividad en lugar del aumento previsto. Este reto pone de manifiesto la necesidad de un enfoque estructurado de la formación y el apoyo continuo a los miembros del equipo.
Lo cierto es que implantar un flujo de trabajo digital en la gestión de cambios aporta ventajas financieras tangibles que se traducen directamente en mayores beneficios y reducción de costes en los proyectos de construcción. Hablamos, en primer lugar, de una respuesta más rápida con costes reducidos, ya que, con la comunicación instantánea y las notificaciones automáticas, todo el equipo está informado inmediatamente de los cambios.
En segundo lugar, el acceso a planos y especificaciones siempre actualizados elimina el riesgo de errores costosos. El equipo trabaja con los datos más recientes, reduciendo la necesidad de correcciones y los gastos asociados, sin tener que rehacer el trabajo ya realizado. Además, con el historial completo de cambios y actividades registrado la gestión del presupuesto es más transparente y precisa. Los inversores y la dirección tienen plena visibilidad del progreso y los gastos, lo que facilita el control de los costes y la toma de decisiones que eviten gastos imprevistos.
Menos errores y tiempos de inactividad suponen un ahorro directo. Una gestión eficaz de los cambios reduce la necesidad de trabajo adicional y horas extraordinarias, lo que en última instancia se traduce en una reducción de los costes del proyecto. Mantener el calendario bajo control realizando los cambios con rapidez es una garantía de finalización puntual del proyecto. Evitar retrasos significa no tener penalizaciones contractuales, lo que protege los márgenes de beneficio y aumenta la rentabilidad de todo el proyecto.
En definitiva, estos beneficios tangibles se traducen en mayores beneficios, menores riesgos financieros y mayor competitividad para la compañía en el mercado de la construcción, lo cual permite prepararse para el éxito a largo plazo.
Regional Director Spain, France, Italy & Latam de PlanRadar
