Cuatro métodos para optimizar la rutina de un Project Manager



Los project managers desempeñan un papel fundamental en la planificación, ejecución y éxito de cada proyecto de construcción. Este rol, sin embargo, se enfrenta a dificultades y retos como son la complicada coordinación de todas las partes implicadas en una obra o el cumplimiento de las fases establecidas para conseguir finalizar cada proyecto.

Las tareas de gestión y organización derivadas de este puesto requieren por tanto de tiempo y control. Por suerte, existen maneras de simplificar la jornada y conseguir mejores resultados, dedicando menos esfuerzo en la rutina diaria.

Automización de tareas, simplificación del día a día

Una de las necesidades y aspiraciones de los project managers es poder simplificar su jornada laboral con herramientas y soluciones a medida para el sector de la construcción. El objetivo principal es optimizar sus horas de trabajo y conseguir el máximo rendimiento para cerrar proyectos de obra con éxito.

No es una tarea sencilla, pero gracias a las herramientas digitales especializadas que han surgido en los últimos años, puede optimizarse la gestión y reducir el tiempo en tareas automatizables. La digitalización se ha convertido en una aliada para las empresas de construcción que apuestan por ella, consiguiendo mejorar los resultados y reducir los recursos destinados a la correcta gestión de una construcción.

Plataformas como PlanRadar mejoran la gestión digital de tareas, facilitan la comunicación entre las partes de un proyecto y reducen el tiempo dedicado al estudio de resultados, generando detallados informes en cuestión de minutos. Por ello, se han convertido en un básico para restar horas a la jornada y mejorar la eficiencia de las tareas realizadas.

Los project managers funcionan como pilares de organización y orden en la estructura de un proyecto de obra. Facilitar su jornada requiere de herramientas especializadas y estrategias a medida para que puedan controlar todas las fases de un ciclo de construcción. En este sentido destacan 4 métodos para optimizar las tareas de un project manager y sus principales beneficios.

1.   Plantillas adaptables a los procesos de cada proyecto de obra

Las plantillas son una gran herramienta para ahorrar tiempo en tareas de project manager. Generar informes o analizar resultados es más sencillo si contamos con un equipo que optimice los datos automáticamente. Es importante optar por plantillas que se adapten a la forma de trabajar del profesional y que recoja los datos de forma personalizada. De esta manera se logra optimizar la carga de trabajo en cuestión de segundos sin sumar horas al reloj gracias a la programación de tareas automatizables.

2.  Comunicación centralizada con todos los agentes

Una comunicación clara y sin fisuras será esencial para poder trabajar con los contratistas y subcontratistas de forma óptima. Centralizar la comunicación en una sola plataforma optimizará el flujo de información y evitará malentendidos con las partes implicadas en los proyectos de obra.

Los softwares especializados ofrecen la posibilidad de crear una red de comunicación con un número ilimitado de contratistas, subcontratistas y observadores. Es imprescindible conseguir una comunicación fluida y evitar malentendidos que afecten negativamente a la satisfacción de los colaboradores o clientes. También, es de gran utilidad para mantener un flujo de trabajo activo y no perder tiempo en tareas no facturables. De esta manera los project managers podrán comunicarse con mayor calidad con todas las partes del proyecto y actualizar la información de manera más eficiente.

3.   Optimización del reparto de tareas y creación de checklists

Una de las tareas que más malentendidos puede ocasionar en una obra es la correcta repartición de responsabilidades y tareas. Es esencial optar por herramientas que garanticen una asignación de tareas directa, intuitiva y eficaz para el equipo.

Una correcta organización de las tareas de cada fase será imprescindible para garantizar que se cumplen con los tiempos establecidos en el proyecto de obra. A día de hoy, son muchos los proyectos de construcción que acaban retrasando su fecha de finalización por problemas de organización interna, evitarlo será de gran utilidad para conseguir una mayor satisfacción en los clientes.

4.   Informes al instante, para controlar el progreso y resolver desviaciones

Como Project Manager es muy importante tener un control general de todo lo que ocurre en el proyecto, no obstante, la creación de reportes puede resultar tediosa y restar muchas horas a la jornada. Actualmente, existen soluciones digitales que permiten automatizar los reportes directamente desde la obra, para llevar un control del progreso diario sin dedicar tiempo a la recopilación de los datos. Con los softwares de gestión digital se pueden realizar partes diarios con plantillas optimizadas, llevar un registro de la información y crear auditorías digitales para tener un mayor control en caso de desviación o reclamaciones.


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